Особенности взаимодействия университетских библиотек с читателями в удаленном формате

В условиях ограничений, вызванных пандемией, наиболее уязвимы оказались библиотеки, которые в силу тех или иных обстоятельств повременили с введением некоторых дистанционных технологий. Им пришлось в спешном порядке внедрять их. При этом часть сотрудников оказалась неспособной перейти на удаленный формат. Возникла острая необходимость переквалификации кадров.

 

Пассивный состав

По данным экспертов, пассивный состав — доля сотрудников, которые по разным причинам не способны адаптироваться к нынешней ситуации, в университетских библиотеках в среднем составила 20% от всего коллектива. Такие данные сообщила главный редактор журнала «Университетская книга» Елена Бейлина на круглом столе «Чему учимся прямо на ходу: новые потребности библиотек, новые способы работы с читателем» во время первой российской онлайн-конференции, посвященной работе вузовских библиотек в условиях пандемии, которую организовала в конце мая ЭБС «Лань». 

Как отметили участники круглого стола, при переходе на дистанционный формат всем им, прежде всего, пришлось решать, как перенаправить работу сотрудников отдела обслуживания, чей функционал завязан непосредственно на живом контакте с читателями, которые появятся в библиотеке, в лучшем случае, в сентябре. 

«В принципе любой вид деятельности библиотечной системы можно в том или ином виде адаптировать к условиям работы в удаленном формате, за исключением работы с бумажным библиотечным фондом», — заметила директор библиотеки Сибирского госуниверситета Ольга Влащенко.

Тем не менее и этих сотрудников многие вузовские библиотеки стараются использовать при удаленной работе, если те, конечно же, готовы осваивать новые функции. Если в обычное время библиотеки повышают квалификацию своих сотрудников на специализированных курсах, то в условиях самоизоляции им пришлось самим организовывать обучение.

Так, библиотеке Томского политехнического университета в этом помог сохранившийся институт наставничества, который позволяет готовить профессионалов даже из тех, кто не имеет специального образования. 

«В условиях пандемии отделы, которые занимаются тем или иным направлением работы, подкорректировали свои обучающие материалы. Например, отдел сопровождения исследовательской деятельности в оперативном порядке срочно подготовил курс повышения квалификации по работе с индексами научного цитирования, и проводит в удаленном формате обучение сотрудников отдела обслуживания. Так учим сами себя. Надеюсь, что количество сотрудников, работающих в этом направлении, увеличится в два раза. Подготовили также курсы по работе с электронным архивом по тем задачам, которые у нас автоматизированы и уходят в удаленный формат легко. Сейчас, можно сказать, что 90% наших сотрудников готовы работать в удаленном формате», — рассказывает руководитель научной библиотеки Томского политеха Ирина Котова.

Хорошо забытое старое 

Кроме того, в университете по инициативе библиотеки возродили еще один институт из хорошо забытого старого — в каждой инженерной и исследовательской школе (здесь нет кафедр) университета и в библиотеке закреплены сотрудники, которые отвечают за взаимодействие друг с другом. 

Библиотеке Сибирского госуниверситета помог организовать работу в условиях самоизоляции принцип взаимозаменяемости. Помогли те, кто лучше других справляются в форс-мажорных обстоятельствах. 

По словам директора научной библиотеки Ставропольского аграрного госуниверситета Марины Обновленской, пандемия подхлестнула онлайн-развитие вуза, сотрудники, не привлеченные к работе, со слезами просят дать им работу. Удаленно обучаются и начинают работать. 

«Выводы следующие: сотрудники наши легко и быстро освоили формат удаленной работы. Выведена формула: работа эффективных сотрудников равна количеству удаленно работающих сотрудников. Парадокс. Сотрудники стали работать больше, выход проделанной работы больше. Видимо, сказывается отсутствие таких отвлекающих факторов, как чай-кофе, обсуждение с разговорчивыми читателями», — рассказывает Марина Обновленская. 

В библиотеке разрабатываются тренинги, но тем не менее сохраняется определенное количество сотрудников не готовых к переходу к дистанционным формам работы. 

Большинство участников круглого стола сошлись во мнение, что после отмены ковидных ограничений придется пересмотреть штатное расписание, функциональные обязанности и должностные инструкции, а с некоторыми сотрудниками расстаться. Способность работать в онлайн-режиме и в дистанте становится одним из приоритетных условий при приеме на работу в библиотеку. От «ключников в амбаре», как выразилась директор библиотеки Тольяттинского госуниверситета Алена Асаева, придется освобождаться.

«Сейчас усовершенствуем сервисы в личных кабинетах пользователей. Решаем задачи бесшовного перехода к ресурсам. Но далеко не все сотрудники хотят учиться. А те, кто хочет, подхватили чужую работу. Думаю, что после отмены режима самоизоляции мы пересмотрим все функциональные обязанности, должностные инструкции. Наверное, для каждой должности должна быть функция, которую можно сделать в удаленном режиме. Если кто-то не захочет развиваться, обучаться, то ему не найдется места в нашем коллективе. Главное — самостоятельность сотрудников», — считает Алена Асаева.

«Спам от Обновленской»

Многие вузовские библиотеки осваивают дополнительные виды деятельности. По словам Марины Обновленской, как правило, такие трудоемкие и трудозатратные проекты, как прикрепление к дисциплинам и направлениям учебников, по установке нового модуля книгообеспечения, никто в вузе не замечает, зато такие дополнительные виды деятельности, как, например, поддержка публикационной активности «держит библиотеки на виду у администрации в любых условиях».

В библиотеке Ставропольского аграрного госуниверситета с началом пандемии решили держать в тонусе не только себя, но и весь университет. И, взяв на себя фактически функции пресс-службы, оперативно информируют о происходящем в стране, мире, науке, отрасли и вузе все подразделения университета.  

«Еще более визуализирует нашу библиотеку работа по оперативному формированию и рассылке новостных дайджестов. По сути библиотека выполняет функции пресс-службы. Ключевая фраза — очень оперативно. В качестве оперативного новостного канала используем WhatsApp. Библиотека администрирует группу, в которую включены вся администрация, зав. кафедрами, структурные подразделения, ведущие ученые, студсовет и вузовский профком. Этот же канал мы используем для информирования о дистанционном образовании, о ресурсах, услугах и предложениях партнеров. В группе ежедневно или, как правило, ежечасно напоминаем вузу, что мы на связи», — поясняет Марина Обновленская. 

Коллеги в шутку называют это новостной дайджест «Спам от Обновленской», но никто не отписывается от него, а наоборот идут запросы на подключение к этому информационному каналу.

В удаленном формате, по словам Обновленской, сотрудникам библиотеки приходится работать по воскресеньям и праздникам. На эту же особенность в своем выступлении обратила внимание заместитель начальника информационно-библиотечного управления северо-западного института управления РАНХиГС Валерия Васильева: «Стерлось понятие рабочий день и рабочая неделя. Нет понятия выходных». 

Большинство участников круглого стола сошлись во мнении, что библиотеки в состоянии организовать свою работу на дистанте таким образом, чтобы оперативно отвечать на запросы пользователей в любое время дня и ночи.

Библиотеки увидели себя глазами читателей

Для постоянной связи с пользователями библиотеки используют различные каналы: сайт, социальные сети, рассылки. Несмотря на разную целевую аудиторию, по всем точкам обратной связи многие из них, по свидетельству участников круглого стола, получили рост обращений. Чтобы так происходило постоянно, важно попасть в проблемное поле пользователей и не выйти за пределы объема их внимания.

«Во время пандемии мы вышли как бы наружу и вместе с читателями посмотрели, что удобно, а что — нет. Не прерывалась метрическая работа и работа по наполнению библиографических баз данных. Запустили ряд процессов, поняли, что очень неудобно искать периодику. Запустили заново процесс каталогизации и визуализации периодики», — рассказывает заместитель директора фундаментальной библиотеки Российского государственного педагогического университета им. А. И. Герцена Светлана Морозова.

По ее словам, не хватает в этот период положительных ответных эмоций, поскольку все время приходится работали с теми, кто что-то не понимает. 

«Важно, чтобы информация была везде, куда обращается наш пользователь. Форс-мажорная и драматичная ситуация дала импульс развитию сервисов и направлений, позволила по-новому взглянуть на свой коллектив, открыть в себе и сотрудниках новые возможности, и главное — поддержать и обеспечить дистанционное образование. То есть сделать то, что от нас ждали наши вузы. Необходимо констатировать, что все предыдущие годы работы, все силы и эмоции, вложенные в свою библиотеку, воздались сторицей именно в эти два месяца. Для них эти дни стали интересным опытом и возможностью проанализировать и заново оценить свои возможности, а не катастрофой, когда не можешь выполнить ту миссию, ради которой твое подразделение и существует в университете», — подчеркивает Светлана Морозова.

По признанию практически всех участников конференции, многолетняя подготовка поставщиков ЭБС и библиотек к удаленной работе позволила без особых потрясений включиться в новые условия работы. 

С итогами и материалами конференции можно ознакомиться здесь.