Библиотеки на удалёнке: как перестроить работу

Из-за коронавируса большинство учреждений, предназначенных для массового посещения людей, закрылись на карантин. Но это не повод прекращать работу, если есть возможность продолжить её в дистанционном режиме.

 

Что произошло

Жизнь всего мира в 2020 году изменил новый коронавирус Covid-19. Из-за высокой скорости его распространения власти многих стран были вынуждены ввести ограничительные меры. Первыми под «раздачу» попали учреждения, работа которых связана с массовым посещением граждан. Библиотеки не стали исключением — их деятельность прекратили в числе первых. Например, в Москве это сделали ещё 25 марта. Затем примеру столицы последовали регионы. Позднее президент Владимир Путин объявил апрель нерабочим для всех — сначала его первую неделю, а потом весь месяц до конца. Это потянуло в самоизоляцию и издательский бизнес. Продолжительные выходные для многих могут стать критичными. Впрочем, у этой проблемы есть решение: трудиться дистанционно.

Почему стоит пересмотреть отношение к удалёнке без всяких коронавирусов

Посмотрим правде в глаза: удалёнка — неминуемое изобретение XXI века. Существует множество задач, успешно справляться с которыми можно из любой точки планеты — приезжать в офис не обязательно. Это приятно сотрудникам: не нужно тратить время на сборы и дорогу, можно сотрудничать с компанией, расположенной где угодно. Это выгодно для работодателя: можно сэкономить на оснащении офиса, найти более квалифицированный персонал из других городов, но не тратиться на их переезд. 

Многие компании избегали удалёнки не из-за необходимости присутствия в офисе, а по привычке и из-за страхов. Вдруг сотрудники станут менее эффективными, если руководство перестанет их контролировать напрямую? А может это приведёт к утечке данных? Тем не менее немало компаний работают дистанционно и делают это успешно. 

Пандемия лишь ускорит процесс перехода на удалёнку, станет трамплином для этого. Сейчас все, кто могут, поставят над собой вынужденный эксперимент и проверят, может ли организация существовать в дистанционном режиме. Многие с удивлением ответят на этот вопрос: «Да». 

Как перейти на удалёнку с минимальными потерями

Прежде всего, надо понимать, какие обязанности могут выполняться дистанционно, а какие — нет, и возможно ли компенсировать то, что не получится делать из дома. Скажем, для библиотеки личное взаимодействие с посетителями — один из ключевых форматов работы. Это не только выдача литературы, но и лекции, презентации, мастер-классы. В условиях карантина многие библиотеки мгновенно сориентировались и начали проводить мероприятия удалённо. А непосредственную работу с пользователями перевели в Сеть. Например, в Российской государственной библиотеке виртуальная справочная служба стала работать дольше. При этом усилена работа в части информирования посетителей об интересных материалах учреждения, с которыми можно ознакомиться через Интернет. 

Впрочем, взаимодействовать с пользователями дистанционно можно было и ранее, так как все мощности для этого уже существовали Об электронном комплектовании библиотек «ЛибИнформ» уже подробно писалось. Сейчас существует масса сервисов, которые позволяют выдавать читателям необходимые книги без личного визита. Для художественной литературы это «Литрес: библиотека» и Global F5, для образовательной — электронные библиотечные системы.

Следующий шаг — выбор инструментов для взаимодействия и обмена документами. Многое зависит от того, пересылаете ли вы что-то секретное. Например, для общения в режиме конференции существует крайне удобный сервис Zoom, но у него есть проблемы с безопасностью. Следовательно, конфиденциальные сведения лучше сообщать по-другому. Но в целом есть множество сервисов для конференций, мессенджеров — обычных и корпоративных, систем управления проектами. Многие из них бесплатные.

Как управлять удалёнными командами

Потеря продуктивности — один из страхов, из-за которых некоторые руководители негативно относятся к удалёнке. Действительно, не каждый человек может собраться и грамотно распланировать свой день дома так, чтобы оставаться эффективным. В более спокойные времена правильно было бы перестроить кадровую политику и нанимать специалистов специально под дистанционную работу. При пандемии на это нет времени. Кроме того, если вы никогда раньше не пробовали трудиться удалённо, нельзя знать, как с этим справится ваша команда.

Чтобы грамотно выстроить процесс, стоит обратиться к инструментам IT-сферы, представители которой давно освоили удалёнку. Для начала важно понять: руководитель больше не сможет отслеживать процесс работы, как раньше. Зато ему всё ещё полностью подвластен контроль результатов — конечных и промежуточных. На них и стоит сосредоточиться. Существует множество сервисов для управления проектами вроде Trello, Zenkit, Asana. Они помогают ставить перед сотрудниками задачи и следить, исполнены ли они. 

Ещё один важный момент — прозрачность отношений. Сотрудники, которые экстренно переходят на удалёнку в и без того стрессовых условиях, волнуются. У них возникает масса вопросов, на которые они должны получить ответы. Например, как будет начисляться зарплата — в полном объёме или нет. Как будут контролировать их работу. Как быстро они должны реагировать на звонки и сообщения. Сохраняется ли привычное расписание работы. Эти вопросы неминуемо возникнут, но иногда сотрудники просто постесняются или побоятся их задать. Задача руководителя — ответить на них превентивно, чтобы люди работали спокойно. 

Что ещё нужно знать об удалённой работе, чтобы она была эффективной

Эффективность дистанционной работы связана не только с корпоративными вопросами, но и с умелой адаптацией к ней в быту. Каждый рано или поздно столкнётся с ними на практике и решит их для себя. Но если есть возможность подстелить соломки заранее, почему бы этого не сделать. Вот на что стоит обратить внимание.

• Рабочие часы. Вопреки ожиданиям, многие начинают на удалёнке работать не меньше, а больше. Во-первых, не надо никуда идти. Во-вторых, коллеги иногда тоже не видят границ дня и присылают сообщения, срочно требующие ответа, в любое время суток. Так что важно зафиксировать рабочий день и оставлять время на отдых.

• Физическая активность. При удалённой работе её просто нет, и это негативно влияет на самочувствие. Поэтому в расписание дня необходимо включать хотя бы элементарную зарядку.

• Домашний офис. Обустроенное рабочее место дисциплинирует, и работать за столом удобнее, чем из кровати. 

Что будет дальше

Тестовый коронавирусный период удалёнки покажет, какие специальности и, главное, какие сотрудники могут работать дистанционно без потерь. Вполне вероятно, что после пандемии многие перейдут на такой режим уже на постоянной основе. Впрочем, библиотечной отрасли это касается в меньшей степени. И дело не только в том, что она нуждается в непосредственной коммуникации с пользователями. Просто переход на дистанционный режим работы требует больших финансовых вливаний, отлаживания технологий, повышенного информирования.

Например, в некоторых странах уже тестируется режим «открытой библиотеки». И речь не о привычном доступе онлайн. В датском Нестведе в определённые часы сотрудники библиотеки уходят из учреждения, но оно не закрывается. Посетители могут входить в здание с помощью карт медстрахования и читать, учиться или просто собираться группами для бесед. 

Так или иначе пандемия заставит переосмыслить подходы к работе, чтобы в будущем подобные события не могли парализовать её.